TÜBİTAK KAYNAKLARINDAN GENEL BÜTÇE KAPSAMINDAKİ KAMU İDARELERİ İLE ÖZEL BÜTÇELİ İDARELERE PROJE KARŞILIĞI AKTARILACAK TUTARLARIN HARCANMASI VE TÜBİTAK TARAFINDAN YÜRÜTÜLEN DIŞ DESTEKLİ PROJELERİN HARCAMALARININ GERÇEKLEŞTİRİLMESİNE İLİŞKİN ESAS VE USULLER
Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri
Madde 6- Ön ödeme limitleri yılı bütçe kanununda özel bütçeli idareler için öngörülen ön ödeme tutarlarını aşmamak kaydıyla TÜBİTAK tarafından
belirlenir. Alımlar bu limitler dâhilinde proje yürütücüsü veya görevlendireceğimutemetler tarafından yapılır. Seyahat için yapılacak ön ödeme talepleri diğerön ödeme taleplerinden bağımsız olarak yapılabilir.
Ön ödeme talepleri, proje bütçesine bağlı olarak ve ekonomik sınıflandırma kodu belirtilmeksizin toplam tutar üzerinden birime yapılır. Talep edilen ön ödeme tutarı, proje ödeneğinin kontrolünü müteakip, harcama yetkilisi tarafından onaylandıktan sonra muhasebe yetkilisince en geç dört işgünü içerisinde ilgililerin banka hesabına aktarılır.
Alınan ön ödemelerin yurt içi alımlarda en geç iki ay içinde, yurt dışı alımlarda en geç altı ay içinde, seyahatler için ayrıca alınan ön ödemelerin ise seyahat bitiminden (önceden yapılmış bir programa bağlı olarak ve aralarındaki süre on günü geçmeyecek periyotlar halinde birden fazla yapılan seyahatler tek bir seyahat olarak kabul edilir.) sonra otuz gün içinde kapatılması gerekir.Arkeolojik kazı çalışmaları gibi uzun süreli saha çalışmalarında alınan ön ödemeler altı ay içinde mahsup edilebilir. Alınan ön ödeme ile gerçekleştirilecek harcamaların sözleşmede belirtilen proje bitiş tarihinden önce yapılması esastır.
Mahsup işlemi, yapılan harcamaların birim tarafından proje bütçesindeki ekonomik sınıflandırma kodları ile ilişkilendirilmesi ve uygunluğunun kontrolünü müteakip gerçekleştirilir. Mahsup süresi sonunda ön ödeme tutarının en az %50'si harcanmadan iade edildiği takdirde harcanamama gerekçeleri TÜBİTAK tarafından istenebilir ve sonucunda yürütücünün veya mutemedin ihmal, kusur veya suiistimalinin tespiti halinde harcanmayan tutarlara 6183 sayılı Kanuna göre gecikme zammı oranında faiz ygulanarak bu tutarlar ilgililerden tahsil edilir ve özel hesaba yatırılır.Mahsup süresi sonunda kapatılmayan ön ödeme tutarları ile ilgili olarak mahsup süresi içinde gerçekleşen harcamalar kabul edilir. Kalan tutarlarüzerinden 6183 sayılı Kanuna göre gecikme zammı oranında faiz uygulanarakilgililerden tahsil edilir ve özel hesaba yatırılır.
Proje bütçesinde yer almak kaydı ile ön ödeme talebinin yapıldığı tarihten önceki bir tarihi taşıyan harcama belgesi ön ödemenin mahsubunda kabul edilebilir.
Bir ön ödemenin usulüne uygun mahsubu yapılmadan yeni ön ödeme yapılmaz. Aynı kişi mutemet olarak aynı anda birden fazla projeden ön ödeme alabileceği gibi aynı projede birden fazla mutemet de tayin edilebilir. Mutemet olarak görevlendirilen her bir kişiye mutemedi olduğu her bir proje için TÜBİTAK tarafından belirlenen limiti geçmemek ve bu limitler mutemet bazında ayrı ayrı uygulanmak kaydıyla ön ödeme yapılabilir.
İşin belirlenen süreden önce tamamlanması yada tamamlanamayacağının anlaşılması durumlarında bu Esas ve Usullerde belirlenen süreler
beklenilmeksizin mahsubu yapılır. Mahsup evrakında yer alan fatura veya benzeri belgelerin tamamı veya bu belgelerin icmal listesi (ön ödeme/kesin
hesap formu) "Piyasa fiyat araştırması yapılmıştır ve belirtilen taşınır mallar muayene ve kabulü yapılarak tam ve kusursuz olarak teslim alınmıştır.” şerhi
düşülerek yürütücü ve/veya varsa araştırmacı tarafından imzalanır.
Harcama yetkilisinin yazılı izniyle mutemet, üzerindeki ön ödemeyi başka bir mutemede devredebilir. Ön ödemelerin başka bir mutemede devrinde para ve harcama belgelerinin mutemede teslim edildiğine ilişkin tutanak düzenlenir. Devreden mutemetçe tutanak ve harcama yetkilisinin yazılı izni muhasebe yetkilisine ibraz edilerek, ön ödeme kaydının yeni mutemet adına yapılması sağlanır. Tutanağın birer nüshası devreden ve devralan mutemede verilir.
Harcamaların belgelendirilmesinde TÜBİTAK tarafından belirlenen form ve
belgeler kullanılır. Bunun dışında Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği kıyasen uygulanabilir.